Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan
kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan demikian surat membawa informasi,
pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi itu akan tersampaikan kepada
yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan,
sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang
dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari
wujud penuturannya, surat merupakan percapakan tertulis, dari seseorang kepada
seseorang, dari seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau
dari lembaga ke lembaga. Apabila ditinjau dari fungsinya, surat merupakan
sarana komunikasi tertulis. Komunikasi tersebut dapat berupa pengumuman,
pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari
berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa
fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai
berikut :
1. Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi.
Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan,
penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga
penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu dengan penerima
surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis
cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut.
3. Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat
dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama
yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui
kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
4. Sebagai pedoman pelaksanaan
kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman
bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya
surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya.
5. Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai
pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat
dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat
dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan.
6. Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan,
sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti
tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli,
surat wasiat, dan sebagainya.
7. Sebagai alat untuk
memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat
oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan
waktu.
Syarat-Syarat Surat yang
Baik
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai
dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa,
bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan.
Hal-hal tersebut antara lain:
1. Jelas
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri.
Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri.
2. Benar
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
3. Sopan
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
4. Singkat/tidak terlalu
bertele-tele
Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus
disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak
terlalu panjang lebar.
5. Lengkap
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
Lengkap disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
6. Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
Bagian-bagian Surat
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut adalah sebagai
berikut ini:
1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan
bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut
tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari
lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama
ini berisi:
a. Logo atau lambang dari
sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,
b. Nama instansi, lembaga,
perusahaan, atau organisasi tersebut,
c. Alamat instansi,
lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
d. Nomor telepon, kode pos,
alamat email atau alamat web.
Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat
sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan
bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk
memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut.
Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di
kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang
tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 3 Januari 2014
Jakarta, 3 Januari 2014
Cirebon, 18 Mei 1990
3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang
dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut
penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.
Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
a. Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya
kembali apabila diperlukan
b. Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh
organisasi, lembaga atau perusahaan
c. Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
d. Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
Contoh:
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 023/PMR/05/12/2013
Nomor: 042/PRMK/28/08/2013
4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan
bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran
bisa ditiadakan.
5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi
memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.
6. Alamat Dalam
Terdapat dua alamat yang dituliskan dalam surat, yaitu alamat luar
(yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di dalam surat).
Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada beberapa hal
yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal tersebut adalah
sebagai berikut:
a. Kata “kepada” pada
alamat dalam sebenarnya tidak harus ada. Kata “kepada” dirasa berlebihan karena
sudah ada kata “YTH/ yang terhormat”
b. Menggunakan kata “Yang
terhormat” yang bisa disingkat menjadi “YTH”
c. Menggunakan kata
“Bapak”, “Ibu” atau “Sdr” jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi.
Kata “Bapak, Ibu, Sdr” selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan
diikuti oleh nama orang.
d. Di setiap bari pada bagian
alamat dalam tidak diakhiri oleh tanda titik.
e. Menuliskan alamat orang
atau lembaga yang dituju, lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Sugiono
Kepala Sekolah SMA Karang Tengah 01
Jalan Mawar, Losari Lor
Brebes, 52255
7. Salam Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang berfungsi sebagai
sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan
diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
8. Isi Surat
a. Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi sebagai pengantar
atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di alenia isi.
b. Isi
Alenia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
c. Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima kasih atau harapan
dari penulis surat kepada pembaca surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya menggunakan
kata: “Hormat saya, Hormat kami, Wassalam”. Penulisan salam penutup tersebut
seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta
tanda tangannya.
11. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
Tembusan:
a. Kepala SMA Negeri 01
Tanjung
b. Pembina OSIS SMA Negeri 01
Tanjung
Contoh Surat
DEPARTEMEN
PERTANIAN DAN AGRARIA
JAKARTA
Jakarta, 21 Mei 2006
Jakarta, 21 Mei 2006
No. : Ka14011/47 Kepada Semua Pejabat
Lamp. : 1 Halaman Departemen Pertanian
Perihal : Instruksi Akta Tanah di Jakarta
Sifat : Sangat Segera
Dengan ini diberitahukan bahwa pelaksanaan pembuatan akta tanah oleh
Pejabat Pembuat Akta Tanah, harus dapat dilakukan setelah yang bersangkutan
menunjukkan tanda pembayaran ½% (setengah persen) dari harga tanah yang
diperoleh tersebut, dari instansi pendaftaran tanah setempat atau resi wesel
pos, sebagaimana dimaksud dalam ayat 1-c Pasal 22 Peraturan Pemerintah No. 10
Tahun 1999.
Demikianlah, agar Saudara memerhatikannya.
Departemen Pertanian dan Agraria
Kepala Direktorat Hukum,
Ttd.
Budi Harsono, S.N.
Budi Harsono, S.N.
NIP.
Tembusan :
1. Kepala Jawatan Pendaftaran
Tanah
2. Kepala Inspeksi Pendaftaran
Tanah
3. Kepala Pendaftaran dan
Pengawasan Pendaftaran Tanah
4. Kepala Pendaftaran Tanah di
seluruh Indonesia, untuk menjadikan maklum, dengan permintaan supaya
diberitahukan kepada para Asisten Wedana
Sumber dari : Buku Mahir Berbahasa Indonesia
Sumber dari : Buku Mahir Berbahasa Indonesia
SMA Kelas XII
Program IPA dan IPS
Komentar
Posting Komentar