Manajemen
dan Organisasi
Manajemen
Kata
Manajemen berasal dari bahasa
Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan
mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara
universal. Mary Parker Follet misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang
manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya
untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan
dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas
yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen
Banyak
kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa
ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan
dengan adanya piramida
di Mesir.
Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun.
Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang tanpa
mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu yang merencanakan apa yang
harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan
mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin
bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana. Pembangunan
Piramida di Mesir ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang
merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol
pembangunannya. Contoh praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun
1400-an di kota Venesia,
Italia,
yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk
Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak
kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di
gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada
tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut.
Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan
oleh Hanry Ford
untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia
memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen
sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk
melacak pendapatan dan biaya. Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen
dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia
sosial, dan era moderen.
Fungsi Manajemen
Fungsi
manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam
proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan
oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika
itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir,
memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi
tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
1. Perencanaan
(planning) adalah memikirkan apa yang akan
dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan
tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan
itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil
tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat
digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi
lainnya tak dapat berjalan.
- Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
- Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
Ciri-Ciri
Manajer Profesional
1. Pembagian kerja (division of work)
2. Wewenang dan
tanggung jawab (authority and
responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan
perintah (unity of command)
5. Kesatuan
pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan
kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests to the general interests)
7. Pembayaran
upah yang adil (remuneration)
8. Pemusatan (centralisation)
9. Hirarki (hierarchy)
10. Tata tertib
(order)
11. Keadilan (equity)
12. Stabilitas
kondisi karyawan (stability of tenure
of personnel)
13. Inisiatif (Inisiative)
14. Semangat
kesatuan (esprits de corps)
Keterampilan Manajer
Robert L. Katz pada tahun 1970-an
mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.
Ketiga keterampilan tersebut adalah :
1.
Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer
tingkat atas (top manager)
harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi
kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian
haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan
atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang
kongkret itu biasanya disebut sebagai proses
perencanaan atau planning.
Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk
membuat rencana kerja.
2.
Keterampilan berhubungan
dengan orang lain (humanity skill)
Selain
kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan
berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut
juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan
oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang
persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan
kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
3.
Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan
ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah.
Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan
tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat
kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di
atas, Ricky W. Griffin menambahkan
dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :
1. Keterampilan manajemen waktu
Merupakan
keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan
waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew
Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji
$2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per
minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah
$800 per jam sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap
menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu
saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu
yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti
membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
2. Keterampilan membuat keputusan
Merupakan
kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam
memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi
seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan
keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari
berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer
harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif
yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan
alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap
berada di jalur yang benar.
Organisasi
Definisi Organisasi
ialah setiap
bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta
secara formal terikat dalam rangka pencapaian sesuatu tujuan yang telah
ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang/beberapa orang yang
disebut atasan/sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.
Pentingnya
Mengenal Organisasi
Pentingnya
mengenal Organisasi ialah dalam terlebih dahulu kita mengenal pengertiannya.
Organisasi adalah sekumpulan orang yang bekerja sama yang mempunyai tujuan
(misi dan visi) yang sama, agar perusahan yang kita punya bisa terlaksana
dengan baik dan tau bagai mana cara mengatasi masalah-masalah yang ada di dalam
perusahaan mempunyai manajemen dan di setiap menajemen itu sendiri tidak pernah
terlepas dari 4 hal ini di antaranya adalah: P,O,A,C Yaitu:
a.
Planing adalah Perencanaan
b.
Organization adalah Pengorganisasi
c.
Actuniety adalah Penepatan sesuai prosedur
d.
Controling adalah Pengawasan
Bentuk-Bentuk
Organisasi
1.
Organisasi Fungsional
Suatu organisasi dimana wewenang
dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan
fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian
khusus.
2. Organisasi
Fungsional dan Garis
Bentuk organisasi dimana wewenang
dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang
mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat
fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
3. Organisasi
Komite
Bentuk organisasi dimana tugas
kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok
pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic
manajement.
4. Organisasi
Garis dan Staff
Suatu bentuk organisasi dimana
pelimpahan wewenang berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau
lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya
sebagai penasehat.
5. Organisasi
Ganisasi Matrix
Organisasi dimana penggunaan
struktur organisasi menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai
keterampilan dimasing-masing bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi
menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.
Prinsip-prinsip
Organisasi
Berkaitan dengan pembentukan atau
penyusunan suatu organisasi, maka perlu diperhatikan beberapa prinsip-prinsip
atau asas organisasi. Diantaranya adalah:
a. Perumusan
Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam
pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang
akan dicapai baik itu secara fisik maupun non fisik.
b. Pembagian
kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan
pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak
terjadinya tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu
tujuan.
c. Delegasi
kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat
pula garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit
kerja.
d. Rentang
kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu
kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang
kekuasaan, sehingga tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan
tersebut.
e. Tingkat
pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub
(unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut.
Sehingga batasan apa yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan
akan tercipta.
f. Kesatuan
perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas
maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan
tanggung jawab dari orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi.
Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi.
Koordinasi dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan
demikian tujuan suatu organisasi ini akan semakin cepat tercapai.
Sebab
Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi
Sebab
keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi dapat ditinjau dari beberapa
faktor, yaitu:
a.
Faktor intern: faktor yang
berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Faktor ini dapat meliputi pemimpin
dalam organisasi, pekerja (staf), cara pengaturan dan pengembangan organisasi,
dan sebagainya.
b.
Faktor ekstern: faktor yang
berasal dari luar yang kerap kali ikut mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan
suatu organisasi.
Referensi :
Komentar
Posting Komentar